Na Pražském hradě probíhá důkladná kontrola ministerstva vnitra, která se týká toho, jakým způsobem se v Kanceláři prezidenta republiky zachází s listinami, a to i tajnými, a jak probíhá jejich skartace. Není to tak triviální operace, jak by se mohlo zdát.

Na Hradě bylo například skartováno rozhodnutí o udělení státního vyznamenání předsedovi Ústavního soudu Pavlu Rychetskému, které si prezident později rozmyslel. Zničena – prý omylem – byla i zpráva kontrarozvědky o vyšetřování výbuchů ve Vrběticích. Dozvěděli se to policisté z Národní centrály proti organizovanému zločinu poté, co chtěli na Hradě odebrat otisky prstů ze zprávy BIS určené prezidentovi. Hrad trvá na tom, že nijak nepochybil.

O tom, jak by se s utajovanými dokumenty mělo správně zacházet, mluvil HlídacíPes.org se Stanislavem Fialou a Radovanem Buroněm, projektovými manažery a konzultanty v oblasti výkonu spisové služby.

V čem je zacházení s utajovanými dokumenty z hlediska spisové služby, ve srovnání s běžnými dokumenty, specifické?

To, že se ale s utajovanými dokumenty musí zacházet jinak než s běžnými dokumenty, tuší asi i laik. Nicméně i nakládání s běžnými dokumenty, odborně řečeno jde o výkon spisové služby, je upraveno právními předpisy. Při ochraně utajovaných informací je ale nutné navíc zajistit personální a objektovou bezpečnost, fyzickou bezpečnost, bezpečnost komunikačních a informačních systémů…

Nejen ve vztahu k problému v Kanceláři prezidenta republiky platí, že předávat utajovaný dokument lze pouze oprávněné osobě, která má příslušnou bezpečnostní prověrku. Takže v případě utajovaného dokumentu se stupněm utajení Tajné pouze té osobě, která má platné osvědčení pro stupeň utajení Tajné nebo Přísně tajné a je poučena. Obdobně to platí pro stupně utajení Vyhrazené, Důvěrné. To platí i pro samotnou přepravu a přenášení utajovaného dokumentu pracovníkem KPR prezidentovi republiky. I převzetí zásilky musí dělat pouze oprávněná osoba.

Jaký by při tom měl být správný postup?

Při převzetí zásilky obsahující utajované informace je osoba pověřená vedením jednacího protokolu (evidence) povinna zkontrolovat, zda je zásilka doručena správnému adresátovi, zda není zásilka porušená a zda je zásilka správně zapsaná v doručovací knize toho, kdo zásilku předává. Poté ji řádně převezme – oproti podpisu. Pokud po otevření zásilky zjistí nějaké nesrovnalosti, musí ihned písemně informovat odesílatele a to formou písemného záznamu, který zašle adresátovi. Je pak povinna přijmout opatření k odstranění zjištěných nedostatků – opravit je a poté zaevidovat.

Pokud tedy byla obálka označena stupněm utajení Důvěrné, i když obsahem byl dokument označený stupněm utajení Tajné, měla oprávněná osoba zajistit, aby se s utajovaným dokumentem nemohla seznámit osoba s osvědčením pro nižší stupeň než Tajné. Evidence utajovaného dokumentu se provádí vždy podle stupně utajení, který je uveden na utajovaném dokumentu. A s utajovanými dokumenty se může manipulovat pouze v patřičné zabezpečených prostorách.

Kancelář prezidenta republiky tvrdí, že „předmětná utajovaná písemnost byla z BIS dopravena do KPR dne 7. dubna 2021 v době nepřítomnosti prezidenta republiky, po pracovní době, v pozdně odpoledních hodinách.“ Plyne z toho něco pro způsob, jak se s tím dokumentem mělo nakládat?

Plyne z toho jen to, že zásilka byla zřejmě doručena na podatelnu mimo její úřední dobu, která je od pondělí do pátku od 8:00 hod. do 16:00 hod. Pak ale zásilka neměla být právě s odkazem na úřední dobu podatelny vůbec převzata, nebo měla být převzata způsobem, který je stanoven ve Spisovém řádu KPR. Tedy – pokud se někdo, samozřejmě musí být oprávněný, seznámí s utajovaným dokumentem, musí být o tom opět proveden zápis do Kontrolního listu, který se ke každému utajovanému dokumentu stupně utajení Důvěrné, Tajné a Přísně tajné přikládá. Předpisy pro zacházení s utajovanými informacemi jsou jasné, přesné a přísné. Nejsou ale nijak složité, základem je dodržet stanovený postup a veškeré činnosti zaznamenat.

Jak si mimochodem představit takzvanou tajnou spisovnu?

Utajovaný dokument se podle stupně utajení uloží v úschovném objektu, do trezoru, uzamykatelné skříně a podobně, ale vždy v zabezpečené oblasti stejného stupně utajení nebo vyššího. Takže pod tajnou spisovnou si lze představit místnost s řízeným přístupem osob, ve které je trezor, v němž jsou uloženy utajované dokumenty. Klíče mají oprávněné osoby s patřičnou bezpečnostní prověrkou a každý přístup musí být řádně zaevidován. Totéž platí i pro manipulaci s utajovaným dokumentem, třeba jen pro přenesení.

Kdy, za jakých okolností a proč se přistupuje ke skartací utajovaných dokumentů? Rozhoduje o tom sám adresát, nebo jsou k tomu nějaká pravidla, souhlas původce dokumentu?

O zahájení skartačního řízení rozhoduje sama organizace, chcete-li, tak adresát. Fyzické zničení, skartace, dokumentů je ale jen jednou z variant výsledku skartačního řízení. Fyzická likvidace dokumentu je až závěrečnou částí skartačního řízení. Pravidla jsou opět jasně stanovena zákonem o archivnictví a spisové službě a vyhláškou o podrobnostech výkonu spisové služby, které je nutné respektovat.

Údajně je skartace utajovaného dokumentu už po osmi měsících, jak se to stalo na Hradě, krajně nezvyklá a třeba Senát či Úřad vlády prý tyto dokumenty drží minimálně dva roky… Jaká je vaše zkušenost?

Skartační lhůta začíná z definice běžet „prvním dnem kalendářního roku následujícího po roku, ve kterém nastala tzv. spouštěcí událost“, nejčastěji po vyřízení dokumentu anebo uzavření spisu. Skartační lhůty nelze zkracovat, lze ji ale v odůvodněných případech po dohodě s archivem prodloužit. KPR přijala dokument 7. dubna 2021, za předpokladu, že byl dokument jeho převzetím ihned vyřízen způsobem „na vědomí“ počíná tedy skartační lhůta běžet 1. 1. 2022. Při skartační lhůtě jeden rok, bylo možné dokument zařadit do skartačního řízení v roce 2023. Ze zkušeností a z praxe výkonu spisové služby veřejnoprávních původců víme, že vyřazování dokumentů je oblastí, která je obvykle považována z hlediska organizace za nepodstatnou, a proto není výjimkou, že skartační řízení neprobíhají vůbec nebo opožděně, spíše než že by proběhly dříve, než mají.

Za jakých okolností se dá mluvit o nezákonné skartaci a jaké to může mít případně trestně-právní důsledky?

Za nezákonnou skartaci můžeme považovat takovou skartaci, která nebyla provedena v souladu s legislativou, tedy tak, jak jsme o tom už mluvili. Je teď na pracovnících kontroly MV ČR, aby zjistili, zda a případně jakých přestupků se KPR dopustila. Výše pokuty může být podle přestupku až 200 tisíc korun.

KPR se ve svém sdělení dušuje, že „o stavu, v jakém byla utajovaná písemnost ze strany BIS doručena, dále o veškeré manipulaci s dokumentem, o osobách, které se seznámily s jeho obsahem, a také o komunikaci mezi BIS a KPR jsou k jednotlivým datům uloženy podrobné záznamy v administrativních pomůckách tajné spisovny KPR“. Drobnou kaňkou na kráse jejich, jak říkají, příkladného zacházení s utajovaným dokumentem je, že byl omylem skartován. Nicméně v manipulační knize by mělo být uvedeno, kdo poslední měl utajovaný dokument „v ruce“.